Câmara viabiliza gestão arquivística para tratar, digitalizar e classificar mais de 4,410 milhões de documentos gerados ao longo de sua história

Um diagnóstico realizado por empresa especializada em gestão arquivística apontou que a Câmara de Anápolis tem um acervo de 4,410 milhões de documentos, ou seja, 700 metros lineares de documentos, que serão organizados, tratados, catalogados e classificados no acervo do Centro de Pesquisa e Documentação (Cepedoc) do Legislativo. A previsão é que o trabalho se estenda por pelo menos um ano. Este processo vai preservar a documentação, evitar que seja degradada pelas intemperes e para que fique segura.

A gestão documental é definida pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Em seu artigo terceiro, afirma que “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Assim, para atender deveres legais e materializar o desejo da atual gestão da Câmara em preservar a história legislativa (que se mistura com a própria história da cidade), o Poder Legislativo buscou contratar solução em gestão arquivística com o tratamento de seus acervos. Um processo que os técnicos e especialistas no assunto avaliam de grande relevância para o desenvolvimento da Arquivologia no Estado de Goiás.

É de conhecimento público que o estado de Goiás é uma das poucas unidades da federação que não possui uma instituição arquivística pública responsável pela gestão, preservação e acesso dos documentos na esfera estadual e responsável pelo fomento à criação dos arquivos municipais, inclusive para o município de Anápolis.

O procurador geral da Câmara Municipal de Anápolis, Maurílio da Silveira Alvim Júnior informou que o serviço definido no Pregão Presencial nº 21/2021, que originou o contrato com a empresa Diginotas Documentos Eletrônicos, exige tecnologias compatíveis com o momento atual e o uso de sistema que garante segurança e preservação das informações.

Segundo ele, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, assim como os documentos digitalizados, ficará no âmbito da Câmara de Anápolis, sem dependência da empresa contratada e, portanto, mesmo que o contrato seja descontinuado, o serviço não terá sido em vão. “Obviamente, os avanços tecnológicos devem ser acompanhados e, sempre que necessário, o sistema deverá ser atualizado”, explicou o procurador. 

ETAPAS
Depois de organizados, tratados, catalogados e classificados no acervo do Cepedoc do Legislativo, os 4,410 milhões de documentos serão digitalizados, com Certificação Digital e fé pública. Em seguida passam por aplicação pela ferramenta de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) – permite converter tipos diferentes de documentos digitalizados em dados pesquisáveis ou editáveis, ou seja, convertem imagens de texto em texto real.

A empresa também vai elaborar todos os manuais de tratamento técnico, realizar o treinamento de servidores para a manutenção do serviço de gestão documental, e capacitação para utilização do software Web de GED, que é um sistema de gestão de normas e documentos regulatórios que existe para facilitar a busca, acesso, controle, entendimento e impressão de documentos.

Uma das etapas do contrato prevê a implantação, customização e atualização necessária deste software. Também será realizada a exportação e armazenamento dos documentos para a solução Web de GED. E identificar documentos que podem ser descartados, seguindo diretriz de lei federal.

O custo do trabalho, de R$ 2,7 milhões, não será pago de uma só vez. Ao cumprimento de cada uma das dez etapas é feito o pagamento após criteriosa análise. Maurílio Alvim comentou que este é “o principal processo em andamento no Legislativo, que vai nos colocar anos luz à frente neste aspecto específico”.

Em relação ao serviço de digitalização contratado no ano 2012, deve ser ressaltada a importância do trabalho realizado naquele período. “Porém, como foi possível verificar no processo que contratou o serviço, os avanços tecnológicos demandam o uso de tecnologias mais modernas para a preservação e acesso dos documentos digitalizados”, disse Maurílio Alvim. 

SUPERVISÃO
Empenhada em promover a eficiência administrativa, a conservação, a preservação, a proteção e assegurar o acesso ao patrimônio documental na esfera do Poder Legislativo Municipal, a Câmara Municipal de Anápolis aprovou a Resolução nº 001/2020 no dia 30 de junho de 2020, que institui o Plano de Gestão de Documentos.

Na mesma perspectiva, foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos encarregada de supervisionar a Gestão de Documentos da Câmara Municipal de Anápolis, como resultado de um Grupo de Trabalho instituído pela Portaria nº 537/2020 com objetivo de acompanhar o Programa de Gestão de Documental do Legislativo Municipal.

O trabalho a ser desenvolvido pela empresa Diginotas pretende auxiliar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos a alcançar o objetivo que está expresso no edital, afirmando que a contratação destina-se ao atendimento das necessidades da Câmara de Anápolis na execução de suas atribuições arquivísticas.

Essas incumbências visam promover melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de informações, minimizar os riscos, reduzir o volume dos arquivos, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações arquivadas em todo o ciclo de vida, alinhando-se ao planejamento estratégico da tecnologia da informação e ao planejamento estratégico institucional.

A produção documental arquivística ocorre devido à necessidade de registro de informação e comprovação das ações e atividades desenvolvidas na instituição. A organização desses registros informacionais aperfeiçoará uso dos documentos pela própria administração da Câmara, assim como pela sociedade em geral. Dessa forma, a metodologia arquivística para a gestão documental faz-se necessária.