Câmara inicia reestruturação de arquivo geral para preservar memória legislativa
Foto: Ismael Vieira / Diretoria de Comunicação
A Câmara Municipal de Anápolis aprovou, em 30 de junho de 2020, a Resolução n° 001/2020 que regulamenta a gestão de documentos no âmbito do Poder Legislativo. São medidas para solucionar a ausência de regras internas para a conservação, preservação, proteção e o acesso ao patrimônio documental da Câmara de Anápolis.
O projeto é de iniciativa do diretor administrativo Pedro Paulo Garcia de Araújo dos Santos e foi elaborado pela gestão documental efetivada pelo Departamento de Licitações, composto pelos servidores Beijanicy F. C. A. Valim e Victor Augusto Santos de Oliveira.
A transformação do arquivo começou a tomar corpo a partir da necessidade da mudança do endereço do legislativo municipal, o qual necessita de um espaço apropriado para resguardar os documentos que são a memória do Legislativo anapolino.
Por meio de estudos feitos pelos servidores Beijanicy Valim e Victor Augusto de Oliveira, preocupados com a situação de importantes documentos, ficou decidido cuidar deste acervo implementando técnicas modernas de arquivamento.
Assim, a Resolução n° 001/2020 que trata da gestão de documentos foi desenvolvida pela Comissão Especial de Avaliação de Documentos Públicos da Câmara Municipal de Anápolis, criada por meio da Portaria nº 537, de 15.06.2020.
É formada por dez membros, sendo sete servidores do Legislativo Municipal, com representantes da Diretoria Administrativa, departamento de Protocolo e Arquivo, departamento de Licitações e Contratos, Departamento de Pessoal e Almoxarifado.
Também fazem parte três profissionais externos que são os historiadores Arnaldo Salustiano de Moura, Jairo Alves Leite e José Fábio da Silva. O manual elaborado possui 128 páginas e traz uma tabela de temporalidade para a guarda dos documentos do Legislativo Municipal.
PLANO DE GESTÃO
Uma das medidas sugeridas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos é a adoção de um Plano de Gestão de Documentos, cujo anexo é o primeiro Manual de Gestão de Documentos, Códigos de Classificação e Tabela de Temporalidade das Atividades-meio e fim da Câmara Municipal de Anápolis.
Assim, conforme justifica a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Públicos, a organização do imenso volume de documentos é indispensável para agilizar a recuperação das informações e garantir a preservação e acesso dos documentos de valor histórico.
Isso ao considerar que os arquivos da Câmara Municipal de Anápolis constituem um acervo de significativo valor histórico, compostos por Atas de Sessões Ordinárias, Sessões Solenes e Audiências Públicas, Projetos de Leis, etc, registros que contam boa parte da vida política do município e que mostram a evolução da cidade de Anápolis.
PRODUÇÕES
Além dessa documentação oriunda do plenário, existem também os documentos produzidos por outras atividades que a Câmara Municipal de Anápolis desenvolve rotineiramente, as quais são fontes escritas e audiovisual, oriundas dos setores administrativos desta Casa de Leis.
De maneira especial, principalmente, dos setores financeiro, comunicação, gestão de pessoal, licitações, procuradoria, ouvidoria e outros, que possuem valor tanto histórico quanto jurídico e são indispensáveis para garantir a eficiência administrativa, como também a transparência que a administração pública requer.
Nesse sentido a Comissão elaborou também uma rotina de tarefas que estabelece procedimentos para preservação, seleção, digitalização e catalogação dos documentos. Este procedimento inclui não só o recebimento da documentação, mas também o descarte futuro de documentos que não possuem valor histórico, fiscal, administrativo, científico e jurídico.
(Colaborou: Departamento de Licitações)